Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

BARWA e.V.
Verein zur Unterstützung der Ukraine und ukrainische Menschen in Deutschland e.V.
Fischerrain 13
97421 Schweinfurt
E-Mail: info@barwa-ev.de

Aufruf der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website verarbeiten unsere Server automatisch technische Daten, die Ihr Browser übermittelt (sogenannte Server-Logfiles): IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem. Wir benötigen diese Daten, um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten, etwa zur Erkennung und Abwehr von Angriffen. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nur auf unseren Servern in Deutschland gespeichert, nicht an externe Log- oder Monitoring-Dienste übermittelt und nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

Hosting und Auftragsverarbeiter

Die Website, das Mitgliederportal, die Datenbank, hochgeladene Dateien und unser E-Mail-Postfach werden bei der Hetzner Online GmbH in Rechenzentren in Deutschland betrieben (Server, Datenbank, Dateispeicher „Object Storage“ und E-Mail-Hosting). Hetzner verarbeitet die Daten ausschließlich nach Weisung und auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Details zum Umgang mit Ihren Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Hetzner:

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Datenschutzerklärung von Hetzner

Technische Betreuung: Website und Mitgliederportal werden von einem externen IT-Dienstleister entwickelt, betrieben und gewartet. Er mietet und verwaltet die genutzten Server bei Hetzner und kann bei Wartung, Fehlerbehebung und Datensicherung Zugriff auf die gespeicherten Daten erhalten. Er verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; Hetzner setzt er als Unterauftragsverarbeiter ein.

Webanalyse (Umami)

Wir nutzen das Open-Source-Werkzeug Umami, um die Zugriffe auf unsere Website statistisch auszuwerten. Umami wird nicht von einem Drittanbieter betrieben, sondern läuft unter stats.barwa-ev.de auf einem Server unseres IT-Dienstleisters bei Hetzner in Deutschland (siehe „Hosting und Auftragsverarbeiter“). Umami verwendet keine Cookies, speichert keine IP-Adressen und erstellt keine Nutzerprofile. Ihre IP-Adresse wird nur kurzzeitig verwendet, um eine anonyme, täglich wechselnde Kennung zu bilden. Gespeichert werden ausschließlich zusammengefasste Kennzahlen (z. B. aufgerufene Seiten, Verweisquelle, Gerätetyp), die keine Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der bedarfsgerechten Gestaltung unseres Internetauftritts (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Da keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, ist keine Einwilligung über einen Cookie-Banner erforderlich.

Mitgliedschaftsantrag

Wenn Sie über unser Online-Formular die Mitgliedschaft beantragen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Anschrift, gewählter Mitgliedsbeitrag, Ihre Nachricht und die Anerkennung der Satzung. Wir verwenden diese Daten, um Ihren Antrag zu prüfen, über die Aufnahme zu entscheiden und nach der Aufnahme Ihre Mitgliedschaft zu verwalten (z. B. Mitgliederverzeichnis, Beiträge, Einladungen zu Mitgliederversammlungen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung und Durchführung der Mitgliedschaft nach unserer Satzung).

Daten minderjähriger Kinder: Sollen minderjährige Kinder mit aufgenommen werden, können Sie im Antrag deren Namen und Geburtsdaten angeben. Diese Angaben darf nur eine sorgeberechtigte Person machen. Wir verwenden sie ausschließlich, um die Kinder als Mitglieder aufzunehmen und zu führen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie sind nur für den Vorstand und die Administratoren des Mitgliederportals sichtbar und werden nicht veröffentlicht.

Kontaktformular und Anfragen

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, eine Anfrage zu unseren Berichten (Transparenz) oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht, um Ihr Anliegen zu bearbeiten und Ihnen zu antworten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Betrifft Ihre Anfrage eine Mitgliedschaft oder eine andere Vereinbarung mit uns, ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage.

Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Sie können unsere Website nutzen, ohne personenbezogene Daten anzugeben. Eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Angabe von Daten besteht nicht. Für einen Mitgliedsantrag benötigen wir jedoch die als Pflichtfelder (*) gekennzeichneten Angaben; ohne sie können wir den Antrag nicht bearbeiten. Für eine Antwort auf Ihre Anfrage benötigen wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.

Mit dem Häkchen „Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen“ in unseren Formularen bestätigen Sie nur, dass Sie diese Informationen erhalten haben. Es handelt sich nicht um eine Einwilligung; die Verarbeitung beruht auf den jeweils genannten Rechtsgrundlagen.

Empfänger Ihrer Daten

Innerhalb des Vereins erhalten nur Personen Zugriff auf Ihre Daten, die sie für ihre Aufgaben benötigen: Mitgliedsanträge, Anfragen und Kontaktdaten der Mitglieder sehen der Vorstand und die vom Vorstand benannten Administratoren des Mitgliederportals. Andere Mitglieder erhalten keinen Zugriff auf Ihre Kontaktdaten. Außerhalb des Vereins erhalten nur die oben genannten Auftragsverarbeiter (Hetzner und unser IT-Dienstleister) Zugriff, oder Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

E-Mail-Versand und Archiv

Für E-Mails, die über die Website oder das Mitgliederportal versendet werden (z. B. Einladungen zur Mitgliedschaft, Mitteilungen an Mitglieder, Antworten auf Anfragen), nutzen wir ein eigenes E-Mail-Postfach bei der Hetzner Online GmbH. Es wird kein externer E-Mail-Dienstleister eingeschaltet. Von jeder dieser E-Mails wird automatisch eine Kopie im Ordner „Gesendet“ dieses Postfachs abgelegt, damit wir nachvollziehen können, welche Mitteilungen wir wem geschickt haben (z. B. als Nachweis einer Einladung zur Mitgliederversammlung). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Mitteilungen im Rahmen der Mitgliedschaft und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Mitgliederkonten

Für Mitglieder mit Zugang zum internen Bereich verarbeiten wir Konto- und Sitzungsdaten (u. a. E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Sitzungstoken) zur Anmeldung und zur Verwaltung des Mitgliederbereichs. Diese Daten werden auf den unter „Hosting und Auftragsverarbeiter“ genannten Servern in Deutschland gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Mitgliedschaft).

Cookies

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (z. B. für die Anmeldesitzung). Es werden keine Tracking- oder Analyse-Cookies eingesetzt. Technisch notwendige Cookies dienen der Bereitstellung der Website-Funktionalität und bedürfen keiner Einwilligung gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG.

Datensicherung

Zum Schutz vor Datenverlust wird die Datenbank der Website täglich und vor jeder Aktualisierung gesichert. Die Sicherungen werden auf dem Server unseres IT-Dienstleisters (14 Tage) und im Hetzner Object Storage in Deutschland (60 Tage) aufbewahrt und danach automatisch gelöscht. Gelöschte Daten können daher bis zum Ablauf dieser Fristen noch in Sicherungen enthalten sein; wir verwenden Sicherungen nur, um nach einem Datenverlust den Betrieb wiederherzustellen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Verfügbarkeit unserer Daten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 32 DSGVO).

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Einzelnen gilt:

• Server-Logfiles: 14 Tage.
• Kontaktanfragen und Transparenzanfragen: 12 Monate nach Abschluss der Bearbeitung.
• Nicht angenommene oder zurückgezogene Mitgliedsanträge: 6 Monate nach der Entscheidung.
• Daten von Mitgliedern, einschließlich mitaufgenommener Kinder: für die Dauer der Mitgliedschaft und danach 3 Jahre (regelmäßige Verjährungsfrist, § 195 BGB). Steuerlich relevante Unterlagen (z. B. Beitragszahlungen, Zuwendungsbestätigungen) bewahren wir bis zu 10 Jahre auf (§ 147 AO).
• Zugänge zum Mitgliederportal: werden mit dem Ende der Mitgliedschaft gesperrt und spätestens 3 Monate danach gelöscht.
• Kopien versendeter E-Mails: 3 Jahre.
• Datensicherungen: bis zu 60 Tage (siehe „Datensicherung“).

Keine Übermittlung in Drittländer

Ihre Daten werden ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland verarbeitet. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) setzen wir nicht ein.

Rechte der Betroffenen

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.