BARWA e.V.

Політика конфіденційності

Відповідальна особа

BARWA e.V.
Verein zur Unterstützung der Ukraine und ukrainische Menschen in Deutschland e.V.
Fischerrain 13
97421 Schweinfurt
Електронна пошта: info@barwa-ev.de

Відвідування веб-сайту та серверні лог-файли

Під час відвідування нашого веб-сайту наші сервери автоматично обробляють технічні дані, які передає ваш браузер (так звані серверні лог-файли): IP-адресу, дату й час запиту, відкриту сторінку, URL-адресу реферера, тип браузера та операційну систему. Ці дані потрібні, щоб показати вам веб-сайт і забезпечити його безпеку та стабільну роботу, зокрема для виявлення та відбиття атак. Ці дані не об'єднуються з іншими джерелами даних. Правовою підставою є наш законний інтерес відповідно до ст. 6 абз. 1 літ. f GDPR. Лог-файли зберігаються лише на наших серверах у Німеччині, не передаються зовнішнім сервісам журналювання чи моніторингу і видаляються не пізніше ніж через 14 днів.

Хостинг та обробники даних

Веб-сайт, портал для членів, база даних, завантажені файли та наша поштова скринька розміщені в Hetzner Online GmbH у дата-центрах у Німеччині (сервери, база даних, файлове сховище «Object Storage» та поштовий хостинг). Hetzner обробляє дані виключно за вказівками та на підставі договору про обробку даних за дорученням відповідно до ст. 28 GDPR. Деталі щодо обробки ваших даних можна знайти в політиці конфіденційності Hetzner:

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Політика конфіденційності Hetzner

Технічне обслуговування: веб-сайт і портал для членів розробляє, експлуатує та обслуговує зовнішній IT-підрядник. Він орендує та адмініструє сервери в Hetzner і під час обслуговування, усунення помилок та резервного копіювання може мати доступ до збережених даних. Він обробляє дані виключно за нашим дорученням і нашими вказівками на підставі договору про обробку даних за дорученням відповідно до ст. 28 GDPR; Hetzner залучено ним як субобробника.

Веб-аналітика (Umami)

Ми використовуємо інструмент з відкритим кодом Umami для статистичного аналізу відвідувань нашого веб-сайту. Umami не належить стороннім постачальникам: він працює за адресою stats.barwa-ev.de на сервері нашого IT-підрядника в Hetzner у Німеччині (див. «Хостинг та обробники даних»). Umami не використовує файли cookie, не зберігає IP-адреси і не створює профілів користувачів. Ваша IP-адреса використовується лише короткочасно, щоб утворити анонімний ідентифікатор, який змінюється щодня. Зберігаються лише узагальнені показники (наприклад, переглянуті сторінки, джерело переходу, тип пристрою), які не дозволяють ідентифікувати окремих осіб. Дані не передаються третім особам. Правовою підставою є наш законний інтерес у зручному для відвідувачів оформленні веб-сайту (ст. 6 абз. 1 літ. f GDPR). Оскільки на вашому пристрої нічого не зберігається, згода через банер cookie не потрібна.

Заявка на членство

Коли ви подаєте заявку на членство через онлайн-форму, ми обробляємо надані вами дані: ім'я та прізвище, електронну адресу, номер телефону, дату народження, адресу, обраний членський внесок, ваше повідомлення та визнання статуту. Ми використовуємо ці дані, щоб розглянути заявку, ухвалити рішення про прийняття і після прийняття вести облік вашого членства (наприклад, реєстр членів, внески, запрошення на загальні збори). Правовою підставою є ст. 6 абз. 1 літ. b GDPR (підготовка та виконання членських відносин згідно з нашим статутом).

Дані неповнолітніх дітей: якщо разом з вами мають бути прийняті неповнолітні діти, ви можете вказати в заявці їхні імена та дати народження. Ці дані може надавати лише особа, яка має батьківські права. Ми використовуємо їх виключно для прийняття дітей до членів об'єднання та ведення їхнього членства (ст. 6 абз. 1 літ. b GDPR). Їх бачать лише правління та адміністратори порталу для членів, і вони не публікуються.

Контактна форма та запити

Коли ви звертаєтеся до нас через контактну форму, запит щодо наших звітів (прозорість) або електронною поштою, ми обробляємо ваше ім'я, електронну адресу та повідомлення, щоб опрацювати звернення і відповісти вам. Правовою підставою є наш законний інтерес у відповіді на запити (ст. 6 абз. 1 літ. f GDPR). Якщо ваш запит стосується членства або іншої домовленості з нами, додатковою правовою підставою є ст. 6 абз. 1 літ. b GDPR.

Обов'язок надання даних

Ви можете користуватися нашим веб-сайтом, не надаючи персональних даних. Законодавчого чи договірного обов'язку надавати дані немає. Проте для заявки на членство нам потрібні дані з обов'язкових полів (*); без них ми не зможемо розглянути заявку. Щоб відповісти на ваш запит, нам потрібні ваше ім'я та електронна адреса. Усі інші дані надаються добровільно.

Позначкою «Ознайомлений/ознайомлена з політикою конфіденційності» у наших формах ви лише підтверджуєте, що отримали цю інформацію. Це не є згодою; обробка ґрунтується на правових підставах, зазначених у відповідних розділах.

Одержувачі ваших даних

Усередині об'єднання доступ до ваших даних мають лише ті особи, яким вони потрібні для виконання своїх завдань: заявки на членство, запити та контактні дані членів бачать правління та призначені правлінням адміністратори порталу для членів. Інші члени не мають доступу до ваших контактних даних. Поза об'єднанням доступ мають лише зазначені вище обробники даних (Hetzner і наш IT-підрядник) або державні органи, якщо цього вимагає закон.

Надсилання електронних листів та архів

Для листів, які надсилаються через веб-сайт або портал для членів (наприклад, запрошення до членства, повідомлення для членів, відповіді на запити), ми використовуємо власну поштову скриньку в Hetzner Online GmbH. Жоден зовнішній постачальник послуг електронної пошти не залучається. Копія кожного такого листа автоматично зберігається в папці «Надіслані» цієї скриньки, щоб ми могли перевірити, які повідомлення та кому ми надіслали (наприклад, як підтвердження запрошення на загальні збори). Правовою підставою є ст. 6 абз. 1 літ. b GDPR для повідомлень у межах членства, в інших випадках ст. 6 абз. 1 літ. f GDPR.

Облікові записи членів

Для членів з доступом до внутрішнього розділу ми обробляємо дані облікового запису та сеансу (зокрема, електронну адресу, зашифрований пароль, токен сеансу) для входу та управління розділом для членів. Ці дані зберігаються на серверах у Німеччині, зазначених у розділі «Хостинг та обробники даних». Обробка здійснюється на підставі ст. 6 абз. 1 літ. b GDPR (виконання членських відносин).

Файли cookie

Наш веб-сайт використовує виключно технічно необхідні файли cookie (наприклад, для сеансу входу). Файли cookie для відстеження чи аналітики не використовуються. Технічно необхідні файли cookie забезпечують функціональність веб-сайту і не потребують згоди відповідно до § 25 абз. 2 TDDDG.

Резервне копіювання

Щоб захистити дані від втрати, база даних веб-сайту резервно копіюється щодня та перед кожним оновленням. Резервні копії зберігаються на сервері нашого IT-підрядника (14 днів) та в Hetzner Object Storage у Німеччині (60 днів), після чого автоматично видаляються. Тому видалені дані можуть залишатися в резервних копіях до закінчення цих строків; ми використовуємо резервні копії лише для відновлення роботи після втрати даних. Правовою підставою є наш законний інтерес у безпеці та доступності наших даних (ст. 6 абз. 1 літ. f GDPR у поєднанні зі ст. 32 GDPR).

Строки зберігання

Ми зберігаємо персональні дані лише стільки, скільки це потрібно для відповідної мети або вимагають законодавчі строки зберігання. Зокрема:

  • Серверні лог-файли: 14 днів.
  • Контактні запити та запити щодо прозорості: 12 місяців після завершення опрацювання.
  • Неприйняті або відкликані заявки на членство: 6 місяців після ухвалення рішення.
  • Дані членів, включно з прийнятими разом з ними дітьми: протягом членства і ще 3 роки після нього (загальний строк позовної давності, § 195 BGB). Документи, важливі для податкового обліку (наприклад, сплата внесків, підтвердження пожертв), ми зберігаємо до 10 років (§ 147 AO).
  • Доступи до порталу для членів: блокуються після закінчення членства і видаляються не пізніше ніж через 3 місяці.
  • Копії надісланих листів: 3 роки.
  • Резервні копії: до 60 днів (див. «Резервне копіювання»).

Жодної передачі до третіх країн

Ваші дані обробляються виключно в дата-центрах у Німеччині. Передача даних до країн за межами Європейського Союзу чи Європейської економічної зони не здійснюється. Автоматизоване ухвалення рішень, зокрема профілювання (ст. 22 GDPR), ми не використовуємо.

Права суб'єктів даних

Щодо ваших персональних даних ви маєте такі права:

  • Право на доступ (ст. 15 GDPR)
  • Право на виправлення (ст. 16 GDPR)
  • Право на видалення (ст. 17 GDPR)
  • Право на обмеження обробки (ст. 18 GDPR)
  • Право на заперечення проти обробки (ст. 21 GDPR)
  • Право на перенесення даних (ст. 20 GDPR)
  • Право на відкликання наданої згоди з дією на майбутнє (ст. 7 абз. 3 GDPR)

Ви також маєте право подати скаргу до наглядового органу з захисту даних щодо обробки ваших персональних даних. Компетентний наглядовий орган:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach

Зміни до цієї політики конфіденційності

Ми залишаємо за собою право змінювати цю політику конфіденційності, щоб вона завжди відповідала чинним правовим вимогам або для впровадження змін у наших послугах. Нова політика конфіденційності буде діяти при вашому наступному відвідуванні.

Станом на: жовтень 2026